Makalelerimiz

Çoğumuz günlük hayatımızda iletişim becerilerini belli bir başarı ile uygularız. Kendimizi iyi hissettiğimiz ve dinleyicileri kendimize yakın hissettiğimiz zamanlarda bizi kimse susturamaz. Yeter ki konuştuklarımız dinlensin sınıfta, aile çevresinde, arkadaş toplantısında ya da büroda söylediklerimize değer verilsin isteriz.

Ancak özellikle iş dünyasında yer alan kişilere “işinizde yapmanız gereken en zor şeylerden birisi nedir?” gibi bir soru sorduğunuzda, alacağınız muhtemel cevap “sunumlardaki ya da toplantılardaki konuşmalar” dır. Kişiler böyle durumlarda bir “özgüven krizi” yaşamaya başlar. Aramızdan bazıları ise, kalabalık karşısında konuşmaktan özel bir korku duymuyor olabilir; yine de görevlerini tam anlamıyla başarabilmek için işe koyulmaya hazır değildirler. Her iki grup için de sonuç aynıdır; düşük bir performans ve bunun sonucunda da özgüven kaybı...

Oysa sunuş becerisi herkesin içlerinde bir yerlerde –belki bazılarında daha yüzeyde, bazılarında daha derinlerde bir yerlerdedir, ama kesinlikle vardır!

Etkili bir sunuşla hem kendimiz, hem de dinleyicilerimiz üzerinde şu etkileri yaratırız:

• Hem siz, hem de dinleyicileriniz olayın amacı hakkında açık bilgiye sahip oldukları için sunuşun açıklayıcı özelliği çift yönlü işe yarar.

• Dinleyicilerinizin ihtiyaçlarını artık biliyorsunuzdur ve bundan sonraki adımlarınızı bu doğrultuda güvenle atabilirsiniz.

• Sunuşlar özellikle iş dünyasında size yeni imkanlar (daha fazla satış, terfi olanağı vb.) sağlayabilecek önemli bir beceridir.

• Konuşmacı olarak konunuza hakimsinizdir ve bu da siz de bir güven duygusu yaratır. Ayrıca sunuşlardaki asıl konu “siz” yani sizi oluşturan sesiniz, tipiniz, davranışlarınız yani beden diliniz ve kişiliğinizdir. Sunuşlarda ana amaç, kalabalık bir grup karşısında konuşurken “siz” olmaya devam edebilmektir.

SUNUŞ NEDİR ?

Sunuş yapmak, bir başka deyişle prezantasyon en temel şekli ile; önemli bir konuyu insanlara tanıtma ya da onların dikkatine sunma, ikna etme işi olarak tanımlanır. Kişiler, iş ya da sosyal ortamlarda ne kadar fazla sorumluluk ve uzmanlık gerektiren konumlara gelirlerse, aynı oranda daha fazla insanla beraber olmak ve daha fazla konuşmak durumunda kalırlar. Sunuş becerisine bu açıdan yaklaşıldığında, sunuş kişinin uzmanlığını gösterebileceği ve diğer insanları kendi düşünceleri doğrultusunda ikna etmeye yardımcı bir fırsat olarak görülebilir.

Sunuşlar, sunuşu yapan konuşmacıyı, ulaşmak istediği dinleyicilere dolaysız götürebilme ve kısa bir zaman dilimi içerisinde iyi bir izlenim yaratılma gücüne de sahiptir. Bunun yanı sıra yapılan açık, anlaşılır bir sunuş, konuşmanın yapıldığı kitlenin iyi bilgilenmelerini sağlama ve kararların doğru yönde alınmasına yardımcı olma işlevlerini de yerine getirebilir. Bir başka deyişle, bir sunuşla, sunuşun üç tarafını oluşturan konuşmacı, dinleyiciler ve temsil edilen kuruluş arasında bir dengeye ulaşılabilir.

Başarılı bir sunumun bu üç taraf üzerinde birbirlerine bağlı ama farklı etkileri olur. Beğenilen bir konuşma sunumu yapan kişinin kendine olan güvenini artırır ve iş becerilerinin gelişmesine yardımcı olur. Başarılı bir sunum dinleyicilerin konuyu daha iyi kavramalarını sağlarken, sunumu yapan kişiye ve temsil ettiği kuruluşa olan saygıyı artırır. Kuruluşa da ünü açısından uzun vadeli bir yarar sağlayabilir; kısa vadede ise yeni bir sipariş ya da iş ortağı kazanabilir.

BAŞARILI SUNUŞLARIN DİNAMİĞİ

Konuşmacı, dinleyiciler, amaç, zaman, yer ve konu gibi unsurlar tek tek ya da hepsi bir bütün olarak sunuşun etkililiği üzerinde söz sahibi olabilir. Bu yüzden sunuşu gerçekleştirecek olan kişinin iletişim sürecinin yapısının ve dinamiklerinin bilincinde olması, sunuşun başarısı açısından önem taşır.

İletişim sürecinin yapısı en temel şekli ile açıklandığında, ilk üzerinde durulması gereken nokta etkili iletişimin çift yönlü bir süreç olmasıdır. Kaynak ve alıcı arasındaki düşünce ve duygu alışverişi, iletişimin çıkış noktasıdır. Gerek kaynak, gerek alıcının bu sürece katılımı; geçmiş deneyimleri, sahip oldukları değerleri, ihtiyaçları ve duygularının temel oluşturduğu kişisel algılamalarına dayanır.

Bir sunuş sırasında kaynak konumunda olan konuşmacının görevi, dinleyicilerinin (alıcı/hedef), mesajı anladıklarından emin oluncaya kadar açıklamaya, konuşmaya devam etmektir. İletişim süreci boyunca konuşmacı ve dinleyici, aktarılan mesajı eş zamanlı olarak süzgeçten geçirir. Bu nedenle konuşmacı, sunumu esnasında dinleyicilerden bir geribildirim aldığı zaman, önce kendi gönderdiği mesajın anlaşılıp anlaşılmadığı irdelemeli, ikinci aşamada dinleyicilerini ikna edecek bir karşılık verilinceye kadar iletişim süreci devam etmelidir. Sonuçta sunuşlardaki iletişim süreci, sürece katılan bireylerin algılama düzeyleri tarafından da etkilenir. Bireysel algılar, tecrübeler, ihtiyaçlar, değerler ve duygular konuşmacının ve dinleyicilerin mesajı yorumlama aşamalarında etkili olur. Dolayısıyla, konuşmacı ve dinleyiciler eş zamanlı biçimde ortaya konan mesajları kişisel olarak değerlendirirler.

Kısaca sunuşlardaki iletişim dinamiklerini özetlersek:

1. Verici konumundaki konuşmacı, sunuşu alıcı konumundaki dinleyiciye sözel yollarla aktarır.

2. Konuşmacı, dinleyicilerin tepkilerini ve anlama düzeylerini ölçmek amacı ile sözsüz iletişim becerileri arasında yer alan dinleyicinin beden dilini yorumlar.

3. Dinleyiciler, konuşmacıyı dinler. Konuşmacının beden dili dışavurumlarını izler ve kendisine iletilmek istenen sözel ve sözsüz tüm mesajları toparlar.

4. Dinleyiciler aktarılan mesajı anladığını vericiye gerek sözsüz (başını sallayarak, dikkatle dinleme göstergesi olan eli çenede dinlendirmek hareketleri vb. beden dili dışavurumları ile), gerek sözel (sorular sorarak, açıklamalar isteyerek) yollarla belirtir.

5. Konuşmacı aktarmak istediği mesajla ilgili her noktayı açıklar, dinleyicilerden mesajın anlaşıldığına ilişkin gelen geribildirimi değerlendirir ve orijinal mesajı aktarmaya devam eder.

Unutmayalım ki dinlersek dinleniriz! Önemsersek önemseniriz.